Kategorisierung

Hostfolio nutzt Kategorien (z. B. Mieteinnahmen, Reinigung, Bank & Kredit, Bewirtschaftungskosten) für Kennzahlen und Exporte. Jede Buchung braucht eine Kategorie; Sie weisen sie manuell pro Beschreibung zu und/oder legen Regeln fest, die automatisch zuweisen.

Warum Kategorisierung wichtig ist

• Rendite und Cashflow — Einnahmen und Ausgaben werden pro Kategorie summiert.
• Export — Der CSV/Excel-Export gruppiert Beträge (Mieteinnahmen, Instandhaltung usw.) für Steuer oder Steuerberater.
• Ausgeschlossen — Die Kategorie Ausgeschlossen („nicht in Berechnung“) fließt nicht in Rendite oder Cashflow ein.

Vordefinierte Kategorien

Hostfolio bringt u. a.: Mieteinnahmen, Reinigung, Bank & Kredit, Lokale Gutschrift, Persönliche Gutschrift, Bewirtschaftungskosten, Software & Tools, Ausgeschlossen, Unkategorisiert. Eigene Kategorien können Sie unter Konfiguration → Kategorien und Regeln anlegen (Limit in der kostenlosen Version).

Tab Kategorisierung (nach Beschreibung)

In Objekte verwalten nach Auswahl eines Objekts und einer CSV (nicht „alle“):

1. Tab Kategorisierung öffnen.
2. Liste der eindeutigen Beschreibungen mit Anzahl und Gesamtbetrag.
3. Neben jeder Beschreibung die Kategorie auswählen (Dropdown).
4. Gilt für alle Buchungen mit dieser Beschreibung. Einmal „Airbnb-Auszahlung“ → Mieteinnahmen, dann haben alle Zeilen „Airbnb-Auszahlung“ diese Kategorie.
5. Filter „Nur unkategorisiert“ — An lassen, um nur noch zuzuordnende Buchungen zu sehen.

Tipp: Zuerst die Beschreibungen mit den meisten Buchungen oder höchsten Beträgen bearbeiten, dann eine Regel für künftige Importe anlegen.

Regeln (automatische Kategorisierung)

Regeln weisen eine Kategorie zu, wenn die Beschreibung einer Buchung ein Stichwort enthält.

1. Konfiguration → Tab Kategorien und Regeln.
2. Pro Kategorie Stichwörter eintragen (z. B. Mieteinnahmen: „Airbnb“, „Auszahlung“, „Miete“).
3. Beim nächsten Import wendet Hostfolio diese Regeln an. Manuelle Überschreibungen (Tab Kategorisierung) haben Vorrang und gelten pro CSV; Regeln sind global.

Benutzerdefinierte Einträge

Einnahmen/Ausgaben, die nicht aus der CSV kommen (z. B. Bargeld-Miete): Tab Benutzerdefinierte Einträge des Objekts/der CSV → Eintrag anlegen (Beschreibung, Betrag, Haben/Soll, Kategorie, Datum/Monat). Sie fließen in Analyse und Export ein.

Einzelbuchungs-Überschreibung

Wenn eine bestimmte Buchung (gleicher Text wie andere) eine andere Kategorie haben soll, können Sie sie einzeln in der Buchungsliste überschreiben („Einzeleintrag-Überschreibung“). Das hat Vorrang vor Regeln und Beschreibungs-Überschreibungen.

Tipps

• Früh kategorisieren und Regeln anlegen; spätere Importe brauchen weniger Nacharbeit.
• Ausgeschlossen für nicht zum Objekt gehörige Buchungen nutzen.
• Backup über Exporte und Original-CSVs.

Weiter: Portfolio-Analyse und Konfiguration.