Comment catégoriser les dépenses locatives sans tableurs

Pourquoi le suivi manuel des dépenses nuit à votre activité locative

Si vous continuez à saisir manuellement vos dépenses locatives dans des tableurs — surtout si vous gérez plusieurs biens — vous perdez des heures chaque mois. Pire encore, le suivi manuel favorise les erreurs qui peuvent vous coûter cher au moment de la déclaration fiscale. Catégoriser correctement vos dépenses n’est pas seulement une question de conformité : c’est essentiel pour comprendre votre trésorerie réelle, identifier les inefficacités et maximiser vos déductions.

La bonne nouvelle ? Vous n’avez pas besoin d’un outil SaaS payant ou d’un logiciel comptable complexe pour y parvenir. Avec un bon workflow — et un outil desktop conçu spécifiquement pour les investisseurs immobiliers — vous pouvez automatiser la majeure partie du travail, sans quitter votre Mac.

Étape 1 : Importez vos relevés bancaires ou fichiers CSV de propriété

Commencez par exporter vos relevés bancaires ou vos fichiers de transactions locatives au format CSV depuis votre banque ou votre plateforme de gestion (Airbnb, VRBO, etc.).

Dans Hostfolio, vous pouvez importer ces fichiers directement. L’application vous permet de mapper les colonnes (date, montant, description, etc.) pour qu’elles correspondent à votre structure de données. Cela prend quelques clics — pas de formules, pas de copier-coller interminable.

Conseil pro : nommez vos fichiers clairement

Avant d’importer, renommez vos fichiers CSV avec le nom du bien et la période (ex. : "Appartement-Paris-Janvier2025.csv"). Cela facilite le suivi ultérieur et évite les confusions.

Étape 2 : Créez des règles de catégorisation automatique

Une fois vos données importées, Hostfolio vous permet de créer des règles basées sur des mots-clés dans la description des transactions. Par exemple :

• Toute transaction contenant "Eau" → Catégorie "Frais d’eau"
• Toute transaction contenant "Electricité" → Catégorie "Frais d’électricité"
• Toute transaction contenant "Airbnb" → Catégorie "Revenus locatifs"

Ces règles s’appliquent automatiquement à toutes les transactions futures qui correspondent. Vous pouvez aussi ajuster manuellement chaque transaction ou description si nécessaire — utile pour les cas particuliers ou les erreurs de banque.

Pourquoi c’est puissant :

• Vous ne catégorisez jamais deux fois la même dépense.
• Vous gagnez du temps chaque mois.
• Vous réduisez les erreurs humaines.

Étape 3 : Affichez vos indicateurs clés et vos flux de trésorerie par bien

Hostfolio vous donne une vue claire de vos KPIs (indicateurs clés) par propriété : rendement brut, cash flow mensuel, taux d’occupation, dépenses par catégorie, etc. Ces données sont mises à jour en temps réel dès que vous importez de nouvelles transactions.

Vous pouvez aussi visualiser des graphiques comparatifs : dépenses par mois, revenus par bien, évolution des coûts sur 12 mois. Cela vous aide à repérer rapidement les biens sous-performants ou les dépenses qui explosent.

Exemple pratique :

Vous remarquez que les frais de maintenance de votre bien à Lyon ont augmenté de 30 % en 6 mois. Grâce aux données catégorisées, vous pouvez identifier la cause (ex. : remplacement de la chaudière) et ajuster votre budget ou votre tarif de location.

Étape 4 : Exportez des données propres pour votre comptable ou vos impôts

Quand vient le moment de déclarer vos revenus locatifs, Hostfolio vous permet d’exporter vos données au format CSV ou Excel — proprement structurées, par bien et par année.

L’export inclut :

• Un résumé global (revenus, dépenses, cash flow net)
• Une liste détaillée des transactions, avec leur catégorie
• Des totaux par catégorie et par bien

Cela simplifie énormément le travail de votre comptable — et réduit les risques d’erreurs ou d’omissions lors de la déclaration.

Bonus : Évaluez un achat futur avec des scénarios "avant l’achat"

Hostfolio permet aussi d’évaluer un bien potentiel avant de l’acheter. Vous entrez les détails du bien (prix, charges, revenus estimés), les conditions de financement (taux, durée, apport), et l’outil calcule automatiquement votre cash flow, votre rendement, et même une analyse de sensibilité (ex. : que se passe-t-il si le loyer baisse de 10 % ?).

C’est un outil précieux pour prendre des décisions éclairées — sans vous fier à des hypothèses approximatives.

Conclusion : Dites adieu aux tableurs, gardez vos données sur votre Mac

Catégoriser vos dépenses locatives n’a pas besoin d’être une corvée. Avec un bon outil desktop — comme Hostfolio — vous automatiserez le processus, réduirez les erreurs, et gagnerez du temps chaque mois. Et surtout, vos données restent sur votre Mac, pas dans le cloud.

Hostfolio est une application desktop pour macOS, à achat unique (pas d’abonnement). Vous payez une fois, vous recevez gratuitement les mises à jour majeures. Idéal si vous cherchez un outil simple, puissant, et respectueux de votre vie privée.

Découvrez comment simplifier votre gestion locative : https://hostfolio.app